Проведение подготовки документов к архивному хранению и их архивное хранение
Чтобы подготовить документацию предприятия для передачи на хранение в архивное учреждение, нужно проделать огромную работу.
Первое, что следует проделать, это обработать бумагу. Законом прописано, что каждое предприятие обязано сдавать исполненную документацию, касающейся личного состава, на последующее хранение в архивное учреждение, для того, чтобы впоследствии при возникновении необходимости, было возможно получить справку.
Перед тем, как передать бумаги, относительно личного состава предприятия, необходимо провести подготовку документов к архивному хранению должным образом и по всем установленным правилам, а так же оформить в порядке, который установлен нормативами. Ко всем бумагам следует составить обязательный документ – опись и приложить историческую справку.
После того, как документы оформлены, их необходимо сформировать в дела и при необходимости провести переплетные работы по их скреплению.
Как оформить обработанные документы в дела? При формирования дел необходимо опираться исключительно на обще правила оформления дел. В одно дело необходимо включать только те документы, которые уже исполнены, исходя из информации, указанной в номенклатуре дел. Так же в одно и то же дело необходимо включать только бумаги одного года.
В каждом деле необходимо раздельно хранить бумаги, относящиеся к временным и постоянным периодам хранения.
Категорически запрещено размещать в папки ксерокопированные бумаги, если конечно они не заверены нотариальным лицом. Нельзя помешать черновые документы или те бумаги, которые подлежат возврату. В одну папку нельзя помещать более двухсот пятидесяти листов.
Все заголовки папок необходимо отмечать на каждом томе – первый, второй, третий, пятый и так далее, но это только в случае если дело имеет несколько частей.
Определение сроков сохранности бумаг. Достаточно важным вопросом всегда считалось определение сроков хранения бумажных носителей информации, чтобы не отправить в архив и архивное хранение документов, которые еще необходимы для работы предприятия.
По специально установленным нормативами правилам хранения, вся бумажная информация делиться на долгосрочную, постоянную и кратковременную.
Опираясь на типовой перечень – это документ, который регламентирует срок хранения каждой бумаги, необходимо провести сортирование документации всех отделов на предприятии.
При выделении бумаг, которые относят к краткосрочным, их необходимо оформить надлежащим образом и оставить на хранение на предприятии, вся документация, которая определенна к долгосрочной и постоянной, подготавливается для передачи в архивные учреждения и оформляется сопроводительной бумагой. Все остальные бумаги, которые выявлены в ходе сортирования, и которые не имеют ценности, их сроки хранения закончились – необходимо отправить на утилизацию макулатуры в специализированное предприятие или провести эту манипуляцию своими силами с соблюдением всех нормативов.
По материалам сайта pro-hranenie.ru
Загрузка ...