Какими методами и как проходит утилизация документации организаций
Каждая организация обязана проводить утилизацию документации, которая не подлежит дальнейшему хранению. Так как современные технологии все больше внедряются в работу организаций, то информацию стали хранить не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Проведение уничтожения бумажных документов, возможно исключительно соблюдая установленную последовательность выявления документации к ликвидации. Он начинается с момента создания номенклатур, в процессе работы над которыми определяются ненужные документы и он и оформляются для передачи на уничтожение в специализированные фирмы.
При подготовки бумаг к уничтожению необходимо так же составить акт, в котором сказано, что некоторое количество бумажных информационных носителей направляются на утилизацию в качестве вторсырья.
Какие методы уничтожения бумажных носителей различной важности информации существуют? В настоящее время есть несколько методов уничтожения бумаг, которые разрешено использовать. Это проведение обработки документации кислотами, сжигание или обычное шредирование на производственных шредерах.
Сегодня многие организации задаются вопросом о том, где можно уничтожить большое количество конфиденциальных документов и иных видов бумаги, что ж ответ напрашивает сам по себе, это делается в специализированных формах, работа которых направлена на решение именно таких вопросов.
При необходимости проведения уничтожения больших объемов следует обратиться в одну из таких компаний, они проконсультируют по всем вопросам и утилизируют всю макулатуру, которая накопилась за годы делопроизводственных работ.
Как уничтожаются электронные носители информации организаций? Для того, чтобы утилизировать электронные носители информации, такие как диски, дискеты, то необходимо так же обратиться к специалистам, которые проделают ликвидацию при помощи специального оборудования – промышленных шредеров, предназначенных для ликвидации именно не бумажного сырья.
Какую документацию следует составить при направлении макулатуры на утилизацию? Для того чтобы направить макулатуру на ее последующую утилизацию составляется специальная бумага, которая сопровождает бумагу или иной вид носителя информации к месту последующей ликвидации. Эта бумага называется –акт о направлении документов на уничтожение.
Его необходимо создать при проведении сортирования документации организации, в момент составления номенклатур, проведения описи, формирования дел, при переплетных работах.
Данная бумага имеет установленную форму составления, но нет определенного бланка. Ее создают путем заполнения соответствующих разделов, которые прописаны в законодательстве архива России.
Если нарушить порядок ведения документации или по незнанию провести утилизацию документов ненадлежащим образом, то налагаются штрафные санкции, а руководство организации и лицо, которое отвечает за ведение документации могут понести еще и уголовную ответственность.
Источник материала pro-unichtojenie.ru
Загрузка ...